파일 포켓

파일을 검색할 방법 결정
먼저, 파일을 검색할 방법을 결정해야 합니다. 이벤트, 주제 또는 연설 참여별로 파일을 정렬하시겠습니까? 광범위한 카테고리와 하위 카테고리를 사용할 수도 있다는 점을 명심하세요. 이렇게 하려면 넓은 범주에는 일반 폴더를 사용하고 특정 하위 범주에는 수동 폴더를 사용합니다. 이에 대한 예로는 하청업체를 구성하려는 경우가 있습니다. 기본 폴더는 Contactors라고 합니다. 마닐라 폴더(제휴 링크)는 귀하의 비즈니스와 협력하는 하청업체의 이름입니다. 파일을 반환하는 사람들에게 도움이 되도록 매달린 폴더의 이름을 나타내는 메모를 수동 폴더에 추가할 수 있습니다.

각 걸이 및 마닐라 폴더에 라벨을 붙입니다.
레이블 제목을 복제하면 파일을 올바른 폴더에 보관하는 데 도움이 됩니다. Manila 폴더를 제거하면 이를 반환해야 할 때 어떤 섹션에 배치해야 하는지 알 수 있습니다. 이에 대한 예로는 "John Smith"와 같이 파일 이름을 클라이언트 이름으로 지정하는 것입니다. John Smith에게는 걸이식 폴더와 마닐라 폴더가 있을 것입니다. 따라서 누군가 폴더를 제거하면 다른 사람이 해당 폴더가 없음을 알게 됩니다.

동일한 라벨링 시스템을 고수하세요.
폴더에 태그를 추가할 때 두 가지 옵션을 제공하기 위해 매달린 폴더를 사용합니다. 행잉 폴더 뒷면에 태그를 추가하면 앞쪽에 콘텐츠를 추가할 수 있습니다. 또는 걸이형 폴더 앞에 태그를 추가하고 태그 뒷면에 서류와 폴더를 배치할 수 있습니다. 탭 뒤에 전면 태그와 파일을 사용하는 경우 일관성을 유지하세요. 특정 폴더에 색상 폴더를 사용하는 경우 해당 색상을 계속 사용하세요. 내부 파일과 매달린 폴더(Affiliate Link)는 광범위한 카테고리에 따라 동일한 색상이어야 합니다.

새 파일을 보관할 공간을 서랍에 남겨두세요
파일을 위한 공간을 만들기 위해 매년 제거하면 파일링 ​​시스템을 최신 상태로 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 해당 연도의 상황에 따라 시스템이 더욱 세련되게 됩니다. 우리는 파일 캐비닛에 필요한 공간을 과소평가하는 경향이 있습니다. (제휴 링크). 측면 파일 캐비닛은 잘 작동하며 많은 파일을 저장할 수 있습니다.

탭을 볼 수 있도록 폴더에 종이를 놓습니다.
또 다른 효과적인 서류 정리 시스템 팁은 서류가 폴더에 올바르게 정리되었는지 확인하는 것입니다. 서류함(어필리에이트 링크)이 가득 차면 서류가 튀어나와서 매달린 폴더와 마닐라 폴더(어필리에이트 링크)의 탭이 가려지는 경향이 있습니다. 따라서 폴더를 꺼내 서류를 넣은 다음 정리하는 데 추가 시간을 투자하면 귀하와 귀하의 직원이 파일 이름을 쉽게 볼 수 있습니다.

각 서류 캐비닛 서랍 외부에 라벨을 붙입니다.
눈에 거슬릴 수도 있지만, 서류 보관실에서 물건을 찾는 사람들은 외부에 라벨이 붙어 있으면 딱 맞는 서랍을 쉽게 찾을 수 있습니다. 귀하와 다른 사람들이 더 빠르고 쉽게 올바른 서랍을 찾을 수 있도록 각 서랍에 광범위한 주제로 레이블을 지정하십시오. 구체적으로 설명하지 마세요.